Voor een snelle afhandeling is het fijn als de gegevens in de juiste volgorde binnen komen.

Onderop zitten de verkoopfacturen op volgorde van nummer waarbij de nieuwste factuur bovenop zit. Daarbovenop komen de bankafschriften. Achter elk bankafschrift zitten alle bonnen en facturen die betaald zijn (dit kunnen inkoopfacturen zijn maar ook brandstofbonnen of andere bonnen die gepind zijn). Dan komen de kasbonnetjes en eventueel privé betaalde kosten. Als laatste willen wij ook de nog niet betaalde inkoopfacturen ontvangen van de betreffende maand of kwartaal.

Tijdstip aanleveren
Dan is het ook erg belangrijk dat de administratie op tijd wordt aangeleverd. Iedereen is voor ons even belangrijk en daarom willen wij dat iedereen tijd genoeg heeft om zijn btw te kunnen betalen als dit nodig is. Om dit te kunnen realiseren is het van belang dat de gegevens bij ons op tijd binnen zijn. Wij hebben natuurlijk ook nog een aantal dagen nodig om alles te kunnen boeken en de btw te berekenen. Komt u elke maand, dan willen wij graag uiterlijk elke maand rond de 20ste de gegevens binnen hebben. Komt u elk kwartaal, dan willen wij graag de gegevens rond de 15de na het kwartaal binnen hebben. Zo hebben wij iets meer tijd, uw boekhouding is immers ook van 3 maanden en vergt dus meer tijd.

Om de BTW op brandstof te mogen aftrekken, stelt de belastingdienst als eis dat u kunt aantonen dat de brandstof daadwerkelijk voor u is. Dat kan alleen als u de brandstof betaalt met een zakelijke betaal- of tankpas.

Een contant betaalde brandstof bon wordt door de belastingdienst niet gezien als geldig bewijs en u heeft dan geen recht op aftrek van voorbelasting. Met een zakelijke tankpas ontvangt u een verzamelfactuur per maand. Dit is voor de belastingdienst voldoende bewijs om de BTW te mogen aftrekken. Tevens hoeft u niet elke maand of elk kwartaal een hoop losse bonnetjes te verzamelen.

Hieronder geven we een summiere uitleg van de WKR.

Per 1 januari 2011, verplicht vanaf 1 januari 2013, is er een nieuwe regeling ingevoerd: de WKR, de werkkostenregeling. Door deze regeling kunt u maximaal 1,4% van uw totale fiscale loon (de ‘vrije ruimte’) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Daarnaast kunt u bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden of verstrekken door gebruik te maken van gerichte vrijstellingen.

Klik hier voor meer info

Indien u, als werkgever, loon aan uw werknemers verstrekt, moet u over dit loon loonbelasting en premie volksverzekeringen inhouden en afdragen aan de Belastingdienst. De loonbelasting en de premie volksverzekeringen samen worden loonheffing genoemd, omdat ze als één bedrag wordt ingehouden en afgedragen.

In november van elk jaar krijgt u voortaan de ‘Aangiftebrief Loonheffingen’ voor het komende jaar van de Belastingdienst. In de ‘Aangiftebrief Loonheffingen’ staan de aangiftetijdvakken vermeld met de bijbehorende uiterste aangiftedata, betaaldata en betalingskenmerken.

Altijd betalingskenmerk vermelden
Vermeld op de overschrijving altijd het betalingskenmerk van de aangifte. Let hierbij op dat ieder aangiftetijdvak een eigen betalingskenmerk heeft. U vindt de betalingskenmerken op de achterkant van de Aangiftebrief loonheffingen.

Bent u het betalingskenmerk kwijt? Dan kunt u het kenmerk opzoeken met de ‘Zoekhulp betalingskenmerk en aangifte-, aanslag- of beschikkingsnummer’. U moet dan wel het aangiftenummer bij de hand hebben. U vindt de zoekhulp op www.belastingdienst.nl.

Om boetes te voorkomen is het belangrijk dat u uw BTW en loonheffing (loonbelasting en premies) op tijd betaalt. Voor het tijdig betalen geldt niet de datum waarop het bij u is afgeschreven, de belastingdienst neemt als betaaldatum de datum dat het op hun rekening wordt bijgeschreven. Het overmaken duurt altijd een paar dagen zeker als het naar een andere bank overgemaakt moet worden. En als de laatste dag van de maand in het weekend valt moet de betaling al eerder overgemaakt worden.

Bij het opstellen van uw verkoopfactuur is het belangrijk dat deze aan de regelgeving voldoet.

• Uw naam, adres en BTW-identificatienummer;
• de datum van uitreiking;
• een opeenvolgend factuurnummer;
• naam en adres van de afnemer;
• het BTW-identificatienummer van de afnemer als er sprake is van verlegging van BTW (de BTW wordt geheven van de afnemer) of van een intracommunautaire levering (aan een afnemer in een EU-lidstaat dus);
• de hoeveelheid en de aard van de geleverde goederen of de omvang en de aard van de verrichte diensten;
• de datum waarop de levering of de dienst heeft plaatsgevonden of is voltooid;
• datum waarop een vooruitbetaling is gedaan;
• maatstaf van heffing (het tarief);
• bij verschillend belaste leveringen moet telkens het van toepassing zijnde BTW-tarief vermeld worden of de eventueel van toepassing zijnde vrijstelling;
• de eenheidsprijs exclusief BTW en de eventuele kortingen als die niet zijn inbegrepen in de eenheidsprijs;
• het toegepaste BTW-tarief (0%, 6% of 21%) en het BTW-bedrag in euro’s;
• eventueel verwijzingen naar vorige facturen (in het geval van creditnota’s en ontvangen voorschotten);
• vermelding op de factuur of er sprake is van vrijstelling, levering van goederen naar een andere lidstaat van de EU, verlegging van de BTW of levering onder de margeregeling;
• bij de levering van een vervoersmiddel moeten de gegevens over het vervoersmiddel (nieuw of gebruikt) op de factuur worden vermeld;
• als de BTW door een fiscaal vertegenwoordiger wordt voldaan, dan moeten ook zijn naam, adres en BTW-identificatienummer vermeld worden.

Kleding is pas echt werkkleding, en dus zakelijk aftrekbaar, in de volgende gevallen: het is uitsluitend geschikt om tijdens het werk te dragen (overalls en uniformen), de kleding is voorzien van een bedrijfslogo van 70 cm2 of de kleding blijft achter op de werkplek. Onlangs is bij een schildersbedrijf zelfs de met verf besmeurde schilderskleding afgekeurd als werkkleding. Op deze kleding zat geen logo en voldeed dus volgens de belastingdienst niet aan een van de voorwaarden.[/

De bewaartermijn van uw zakelijke administratie is 7 jaar. Dit geldt niet voor transacties met BTW op onroerende zaken.
Als particulier moet u uw administratie 5 jaar bewaren.

Voor aanvang van de werkzaamheden van een nieuw personeelslid is het erg belangrijk om de identiteit van de nieuwe werknemer te controleren aan de hand van een paspoort of identiteitskaart.
Voor de loonbelasting is het rijbewijs geen geldig identiteitsbewijs. Voor personen die niet de Nederlandse nationaliteit hebben, is het daarnaast belangrijk om te controleren of diegene wel in Nederland mag werken. Op de verblijfsvergunning moet dan vermeld staan: “Arbeid vrij toegestaan”. Als dit niet vermeld staat, is de kans groot dat die persoon geen werkvergunning heeft voor Nederland.

Bent u zelfstandige, meewerkend echtgenote, directeur-grootaandeelhouder of een beroepsbeoefenaar en zwanger? Dan geldt voor u de regeling Zelfstandig en Zwanger (ZEZ).

U kunt via deze regeling een zwangerschapsuitkering krijgen van minimaal 16 weken. De hoogte van de uitkering hangt af van uw inkomsten in het voorafgaande jaar, maar is maximaal even hoog als het minimumloon. De uitkering begint 4 tot 6 weken voor de dag dat u bent ‘uitgerekend’. U kunt de aanvraag indienen tot uiterlijk 2 weken voor de uitkering ingaat. Dat is 6 tot 8 weken voor uw vermoedelijke bevallingsdatum.

Vraag de uitkering aan bij UWV met het formulier: Aanvraag ZEZ-uitkering voor zwangere zelfstandigen. U kunt het formulier ook aanvragen bij UWV via 0900 – 92 95.